Hai phương án phổ biến cho doanh nghiệp mới
Khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, một trong những quyết định vận hành đầu tiên là xử lý nghiệp vụ kế toán, thuế như thế nào — tuyển kế toán nội bộ toàn thời gian, hay sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài (outsourcing). Mỗi phương án có ưu, nhược điểm riêng, phù hợp với từng giai đoạn và quy mô khác nhau.
Kế toán nội bộ: kiểm soát trực tiếp nhưng tốn chi phí cố định
Kế toán nội bộ là nhân sự làm việc toàn thời gian tại doanh nghiệp, trực tiếp xử lý sổ sách, chứng từ hằng ngày.
- Ưu điểm: có mặt trực tiếp, xử lý công việc phát sinh nhanh, hiểu sâu tình hình nội bộ doanh nghiệp
- Nhược điểm: chi phí lương, bảo hiểm, phúc lợi cố định hằng tháng dù khối lượng công việc nhiều hay ít
- Nhược điểm: với startup, khối lượng chứng từ ban đầu thường chưa đủ để tận dụng hết một vị trí toàn thời gian
- Nhược điểm: rủi ro phụ thuộc vào năng lực và sự cập nhật quy định pháp luật của một cá nhân
Kế toán thuê ngoài: linh hoạt, tối ưu chi phí giai đoạn đầu
Kế toán thuê ngoài là hình thức doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ với đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, xử lý toàn bộ hoặc một phần nghiệp vụ kế toán, thuế theo tháng.
- Ưu điểm: chi phí tính theo khối lượng chứng từ thực tế phát sinh, phù hợp doanh nghiệp mới chưa có nhiều giao dịch
- Ưu điểm: được đội ngũ chuyên môn, cập nhật quy định pháp luật mới nhất phụ trách, giảm rủi ro sai sót
- Ưu điểm: không tốn chi phí tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự kế toán
- Nhược điểm: cần phối hợp cung cấp chứng từ, thông tin đúng hạn để đơn vị dịch vụ xử lý kịp thời
So sánh chi phí thực tế giữa hai phương án
Với một doanh nghiệp mới thành lập, chưa phát sinh nhiều hoá đơn, chi phí kế toán thuê ngoài thường thấp hơn đáng kể so với việc trả lương toàn thời gian cho một kế toán viên. Dịch vụ kế toán thuê ngoài tại MAX OFFICE có mức phí từ 500.000đ/tháng cho doanh nghiệp chưa phát sinh hoá đơn, tăng dần theo số lượng hoá đơn, chứng từ thực tế mỗi quý — trong khi mức lương thị trường cho một kế toán nội bộ toàn thời gian thường cao hơn đáng kể mức này, chưa kể chi phí bảo hiểm và các phúc lợi đi kèm.
Khi nào startup nên cân nhắc kế toán nội bộ
Kế toán thuê ngoài phù hợp với đa số doanh nghiệp trong giai đoạn đầu và cả giai đoạn tăng trưởng vừa phải. Khi quy mô giao dịch tăng lên đáng kể, có nhiều nghiệp vụ phát sinh hằng ngày cần xử lý tức thời, hoặc doanh nghiệp cần một người trực tiếp tham gia vào các quyết định tài chính nội bộ, đó là lúc nên cân nhắc xây dựng bộ phận kế toán nội bộ — có thể kết hợp song song với dịch vụ thuê ngoài cho các phần việc chuyên sâu như quyết toán thuế cuối năm.
Gợi ý cho startup và doanh nghiệp mới thành lập
Với phần lớn startup và doanh nghiệp mới thành lập tại TP.HCM, kế toán thuê ngoài là lựa chọn hợp lý để tối ưu chi phí trong giai đoạn đầu vẫn còn nhiều biến động về doanh thu, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật nhờ đội ngũ chuyên môn luôn cập nhật thay đổi mới nhất.
