Con dấu doanh nghiệp là gì?
Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu doanh nghiệp sử dụng để xác nhận giá trị pháp lý của các văn bản, hợp đồng, giao dịch nhân danh doanh nghiệp. Theo quy định pháp luật doanh nghiệp hiện hành, dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu (con dấu truyền thống) hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về con dấu
Khác với quy định trước đây, pháp luật doanh nghiệp hiện hành cho phép doanh nghiệp có quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành.
Doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng như quy định trước năm 2021 — đây là điểm thay đổi quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi khắc dấu mới hoặc thay đổi mẫu dấu.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu không?
Về nguyên tắc, pháp luật hiện hành trao quyền chủ động cho doanh nghiệp trong việc sử dụng con dấu, và cho phép thay thế bằng chữ ký số trong các giao dịch điện tử. Tuy nhiên trên thực tế, phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn khắc và sử dụng con dấu truyền thống, vì nhiều đối tác, ngân hàng, cơ quan nhà nước vẫn yêu cầu đóng dấu trên hợp đồng, hồ sơ, chứng từ theo thông lệ giao dịch phổ biến. Vì mức độ chấp nhận của từng đối tác, tổ chức đối với chữ ký số thay cho con dấu có thể khác nhau, doanh nghiệp mới thành lập nên khắc con dấu truyền thống song song với chữ ký số để thuận tiện trong giao dịch.
Quản lý và sử dụng con dấu đúng cách
Để tránh rủi ro trong quá trình vận hành, doanh nghiệp nên lưu ý các nguyên tắc sau khi quản lý con dấu:
- Quy định rõ trong Điều lệ hoặc quy chế nội bộ ai là người được giữ và đóng dấu
- Chỉ đóng dấu trên văn bản đã có đầy đủ chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền
- Lưu giữ con dấu ở nơi an toàn, hạn chế tối đa rủi ro mất mát hoặc sử dụng trái phép
- Khi mất con dấu hoặc cần khắc dấu mới, doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện mà không cần thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng nên rà soát các văn bản nội bộ để đảm bảo tính nhất quán
Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện
Chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp cũng có thể có con dấu riêng theo quyết định của doanh nghiệp, phục vụ cho các giao dịch phát sinh tại đơn vị đó. Việc thiết kế, số lượng và cách quản lý con dấu chi nhánh áp dụng nguyên tắc tương tự như con dấu doanh nghiệp — do doanh nghiệp tự quyết định và chịu trách nhiệm quản lý.
