Người đại diện theo pháp luật là ai?
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Toà án, cùng các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật. Đây là chức danh bắt buộc phải có trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là chủ sở hữu hoặc cổ đông của doanh nghiệp — có thể là người được thuê quản lý, miễn đáp ứng điều kiện về năng lực hành vi dân sự và không thuộc trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định.
Doanh nghiệp có thể có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật?
Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật; Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện. Doanh nghiệp tư nhân chỉ có một người đại diện theo pháp luật, đồng thời là chủ doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu người đại diện duy nhất tạm thời xuất cảnh, cần thực hiện uỷ quyền bằng văn bản cho người khác theo đúng quy định để tránh gián đoạn trong các giao dịch cần chữ ký của người đại diện.
Quyền và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật có quyền ký kết hợp đồng, văn bản giao dịch nhân danh doanh nghiệp trong phạm vi thẩm quyền được Điều lệ công ty hoặc nghị quyết của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông quy định. Đi kèm với quyền hạn là trách nhiệm pháp lý tương xứng:
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, vì lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp
- Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích cá nhân, tổ chức khác
- Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về việc mình và người có liên quan làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác
- Chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm các nghĩa vụ nêu trên
Khi nào cần thay đổi người đại diện theo pháp luật?
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật khi có sự kiện như người đại diện hiện tại từ nhiệm, bị miễn nhiệm theo quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông, không còn đáp ứng điều kiện quản lý doanh nghiệp, hoặc doanh nghiệp bổ sung thêm người đại diện mới. Đây là một trong những nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp phổ biến, cần thực hiện đúng thời hạn quy định để tránh rủi ro pháp lý.
Những lưu ý quan trọng khi bổ nhiệm người đại diện
Trước khi bổ nhiệm hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp nên lưu ý:
- Người được bổ nhiệm không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo quy định pháp luật
- Quy định rõ trong Điều lệ công ty về thẩm quyền của từng người đại diện nếu có nhiều hơn một người
- Cập nhật thông tin người đại diện mới trên tài khoản ngân hàng, hoá đơn điện tử, chữ ký số ngay sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi
- Vì đây là nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của các giao dịch, nên thực hiện thủ tục thay đổi đúng quy trình thay vì chỉ thay đổi trên thực tế mà chưa cập nhật hồ sơ pháp lý
